Agli incaricati devono essere impartite istruzioni per la gestione, la custodia e l'archiviazione dei
documenti e dei supporti. In particolare devono essere fornite direttive per:
- il corretto accesso ai dati;
- la conservazione e la custodia di documenti, atti e supporti contenenti dati in luoghi sicuri;
- la definizione delle persone autorizzate ad accedere ai locali archivio e le modalità di accesso.