1. Fatti salvi i compiti e i poteri del Garante di cui agli articoli da 56 a 58 del Regolamento, il rispetto del presente Codice di condotta da parte dei fornitori aderenti è garantito da apposito organismo di monitoraggio (di seguito “OdM”) costituito e accreditato ai sensi dell'articolo 41 del Regolamento.
2. L’OdM sarà esterno all’organizzazione di ANCIC e sarà composto da un numero dispari di componenti, pari ad un massimo di cinque, tutti designati sulla base delle candidature presentate da parte delle associazioni maggiormente rappresentative degli interessati a livello nazionale, ad eccezione di un solo componente scelto direttamente da ANCIC tra i nominativi proposti dai fornitori di servizi di informazione commerciale aderenti al presente Codice di condotta, il quale non deve aver partecipato ai lavori di stesura del presente Codice di condotta. L’OdM sarà presieduto da una persona di riconosciuta esperienza in materia di protezione dei dati personali, con particolare riguardo al settore delle informazioni commerciali. L’atto di nomina dei componenti dell’OdM sarà adottato dal Consiglio Direttivo di ANCIC ed il relativo incarico, eventualmente rinnovabile, avrà durata quinquennale. Prima della scadenza del mandato dell’OdM, ANCIC provvederà a richiedere l’accreditamento dell’organismo nella nuova composizione. Laddove l’OdM, ai fini di un efficiente svolgimento dei propri compiti, avesse necessità di personale di supporto, il relativo incarico potrà essere affidato anche a consulenti esterni.
3. Ciascuno dei componenti dell’OdM deve garantire e mantenere per l’intera durata dell’incarico i seguenti requisiti:
a. Onorabilità
Non potranno essere nominati coloro che:
• si trovino in una delle condizioni di ineleggibilità o decadenza previste dall’art. 2382 del codice civile;
• siano stati radiati da albi professionali per motivi disciplinari;
• abbiano riportato condanna, anche se con pena condizionalmente sospesa, salvi gli effetti della riabilitazione, per uno dei delitti previsti dal R.D. 16 marzo 1942, n. 267 (legge fallimentare), o per uno dei delitti previsti dal titolo XI del Libro V del codice civile, o per un delitto non colposo, per un tempo non inferiore ad un anno; per un delitto contro la pubblica amministrazione, contro la fede pubblica, contro il patrimonio, contro l’economia pubblica;
• abbiano riportato una condanna, anche non definitiva, per uno dei reati previsti dal D.lgs. n. 231/2001 e s.m.i.;
• fermo quanto sopra disposto e salvi gli effetti della riabilitazione, siano stati sottoposti a misure di prevenzione disposte dall'autorità giudiziaria, ovvero siano stati condannati con sentenza irrevocabile per un qualsiasi reato.
b. Autonomia e indipendenza
Al fine di garantire la piena autonomia dei componenti dell’OdM, evitando qualsiasi forma di interferenza, condizionamento o conflitto di interessi, è previsto che sia l’organismo nel proprio complesso che i singoli componenti dello stesso, non debbano subire alcuna ingerenza nell’esercizio delle proprie attività da parte di ANCIC e dei fornitori aderenti al presente Codice di condotta. Nello svolgimento delle proprie funzioni di controllo, inoltre, l’OdM non sarà soggetto ad alcun potere gerarchico e disciplinare da parte di ANCIC e dei fornitori ad essa associati e si relazionerà direttamente con il Consiglio Direttivo di ANCIC. L’OdM adotterà le proprie decisioni senza che alcuno degli organi di ANCIC possa sindacarle.
c. Professionalità
Ai fini di un corretto ed efficiente svolgimento dei propri compiti, è essenziale che ciascun componente dell’OdV garantisca una adeguata professionalità, da intendersi come l’insieme delle conoscenze, delle esperienze e degli strumenti necessari ad un adeguato svolgimento delle funzioni assegnate. Per tale ragione, i componenti dovranno avere dimestichezza con la materia delle informazioni commerciali, con particolare riguardo ai profili di protezione dei dati personali.
4. Le attività dell’OdM, debitamente rendicontate, saranno finanziate da parte di ciascuno dei fornitori aderenti al presente Codice di condotta secondo quote, da pagare alla scadenza di ogni trimestre, determinate dal Consiglio Direttivo di ANCIC sulla base del numero dei dipendenti di ciascun aderente, secondo quattro fasce predeterminate.
5. Ai fini del controllo del rispetto del presente Codice di condotta da parte di tutti i soggetti ad esso aderenti, associati o meno ad ANCIC, l’OdM potrà in ogni momento e senza necessità di preavviso svolgere – anche delegandole a terzi soggetti appositamente delegati – tutte le verifiche ritenute opportune, ivi incluse ispezioni, sia in remoto che presso la sede dei fornitori, i quali saranno tenuti a prestare la massima collaborazione ai fini del proficuo svolgimento di tali attività.
6. L’OdM sarà altresì chiamato a gestire i reclami eventualmente insorti tra fornitori ed interessati, relativamente a violazioni del presente Codice di condotta. Fatto salvo il diritto dell’interessato alla presentazione di un reclamo al Garante e/o all’avvio di procedure giudiziali di tutela dei propri diritti ai sensi degli artt. 77 e 79 del Regolamento, ogni soggetto censito che ritenga che i propri diritti e le proprie libertà siano stati lesi da uno o più trattamenti svolti da un fornitore aderente al presente Codice di condotta, potrà proporre reclamo all’OdM, inviando apposita segnalazione scritta che dovrà contenere una breve descrizione dei fatti e del pregiudizio lamentato. La presentazione di un reclamo al Garante preclude l’avvio, o determina l’improcedibilità qualsiasi sia lo stato di svolgimento, di una procedura avente il medesimo oggetto o comunque attinente alle medesime questioni dinanzi all’OdM.
7. Entro cinque (5) giorni lavorativi dal ricevimento del reclamo da parte dell’interessato, l’OdM dovrà darne notizia al fornitore di servizi di informazione commerciale coinvolto, affinché quest’ultimo possa, entro i successivi trenta (30) giorni lavorativi, presentare le proprie memorie. Garantendo la pienezza del contraddittorio in ogni fase della procedura, qualora gli elementi acquisiti già consentano all’OdM di definire la controversia, quest’ultimo dovrà adottare la propria decisione entro quarantacinque (45) giorni lavorativi dalla data di deposito delle proprie memorie da parte del fornitore. Diversamente, l’OdM potrà richiedere ad entrambe le parti ulteriori precisazioni, così come l’acquisizione di documenti o lo svolgimento di audizioni, raccogliendo in ogni caso tutti gli elementi necessari alla definizione del reclamo, che non potrà avvenire oltre novanta (90) giorni lavorativi successivi alla data di presentazione dello stesso da parte dell’interessato.
8. In conseguenza dei controlli effettuati in esecuzione dei propri poteri, o delle decisioni adottate all’esito della procedura di reclamo di cui al precedente comma, l’OdM potrà decidere, fornendo adeguata motivazione, di applicare al fornitore, in dipendenza della gravità della violazione eventualmente riscontrata, una o più delle seguenti misure;
a. un richiamo formale indirizzato esclusivamente al fornitore;
b. un richiamo da pubblicarsi in apposita sezione del sito di ANCIC;
c. la sospensione temporanea dell’adesione al presente Codice di condotta;
d. la revoca dell’adesione al presente Codice di condotta.
9. Alla scadenza di ciascun semestre, l’OdM dovrà fornire al Garante un resoconto riassuntivo dei controlli e delle verifiche effettuate, delle procedure di reclamo definite e delle misure eventualmente adottate ai sensi del comma che precede.