Preambolo
I sottoindicati soggetti sottoscrivono il presente codice di deontologia e di buona condotta sulla base delle seguenti premesse:

1. diversi soggetti, in particolare gli avvocati e i praticanti avvocati iscritti nei relativi albi e registri e chi esercita un'attività di investigazione privata autorizzata in conformità alla legge, utilizzano dati di carattere personale per svolgere investigazioni difensive collegate a un procedimento penale (l. 7 dicembre 2000, n. 397) o, comunque, per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria. L'utilizzo di questi dati è imprescindibile per garantire una tutela piena ed effettiva dei diritti, con particolare riguardo al diritto di difesa e al diritto alla prova: un'efficace tutela di questi due diritti non è pregiudicata, ed è anzi rafforzata, dal principio secondo cui il trattamento dei dati personali deve rispettare i diritti, le libertà fondamentali e la dignità delle persone interessate, con particolare riferimento alla riservatezza, all'identità personale e al diritto alla protezione dei dati personali (artt. 1 e 2 del Codice);


2. gli specifici adattamenti e cautele previsti dalla legge o dal presente codice deontologico non possono trovare applicazione se i dati sono trattati per finalità diverse da quelle di cui all'art. 1 del presente codice;


3. consapevoli del primario interesse al legittimo esercizio del diritto di difesa e alla tutela del segreto professionale, i predetti soggetti avvertono l'esigenza di individuare aspetti specifici delle loro attività professionali, in particolare rispetto alle informazioni personali di carattere sensibile o giudiziario. Ciò, al fine di valorizzare le peculiarità delle attività di ricerca, di acquisizione, di utilizzo e di conservazione dei dati, delle dichiarazioni e dei documenti a fini difensivi, specie in sede giudiziaria, e di prevenire talune incertezze applicative che si sono a volte sviluppate e che hanno portato anche a ipotizzare inutili misure protettive non previste da alcuna disposizione e anzi contrastanti con ordinarie esigenze di funzionalità. Il primario interesse al legittimo esercizio del diritto di difesa deve essere rispettato in ogni sede, anche in occasione di accertamenti ispettivi, tenendo altresì conto dei limiti normativi all'esercizio dei diritti dell'interessato (artt. 7, 8 e 9 del Codice) previsti per finalità di tutela del diritto di difesa;


4. il trattamento dei dati per l'attività di difesa concorre alla formazione permanente del professionista e contribuisce alla realizzazione di un patrimonio di precedenti giuridici che perdura nel tempo, per ipotizzabili necessità di difesa, anche dopo l'estinzione del rapporto di mandato, oltre a essere espressione della propria attività professionale;


5. norme di legge e provvedimenti attuativi prevedono già garanzie e accorgimenti da osservare per la protezione dei dati personali utilizzati per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria o per svolgere investigazioni difensive. Tali cautele, che non vanno osservate se i dati sono anonimi, hanno già permesso di chiarire, ad esempio, a quali condizioni sia lecito raccogliere informazioni personali senza consenso e senza una specifica informativa, e che è legittimo utilizzarle in modo proporzionato per esigenze di difesa anche quando il procedimento civile o penale di riferimento non sia ancora instaurato. I predetti accorgimenti e garanzie possono comportare, se non sono rispettati, l'inutilizzabilità dei dati trattati (art. 11, comma 2, del Codice). Essi riguardano, in particolare:

a) l'informativa agli interessati, che può non comprendere gli elementi già noti alla persona che fornisce i dati e può essere caratterizzata da uno stile colloquiale e da formule sintetiche adatte al rapporto fiduciario con la persona assistita o, comunque, alla prestazione professionale; essa può essere fornita, anche solo oralmente e, comunque, una tantum rispetto al complesso dei dati raccolti sia presso l'interessato, sia presso terzi. Ciò, con possibilità di omettere l'informativa stessa per i dati raccolti presso terzi, qualora gli stessi siano trattati solo per il periodo strettamente necessario per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria o per svolgere investigazioni difensive, tenendo presente che non sono raccolti presso l'interessato i dati provenienti da un rilevamento lecito a distanza, soprattutto quando non sia tale da interagire direttamente con l'interessato (art. 13, comma 5, lett. b) del Codice);
b) il consenso dell'interessato, che non va richiesto per adempiere a obblighi di legge e che non occorre, altresì, per i dati anche di natura sensibile utilizzati per perseguire finalità di difesa di un diritto anche mediante investigazioni difensive. Ciò, sia per i dati trattati nel corso di un procedimento, anche in sede amministrativa, di arbitrato o di conciliazione, sia nella fase propedeutica all'instaurazione di un eventuale giudizio, anche al fine di verificare con le parti se vi sia un diritto da tutelare utilmente in sede giudiziaria, sia nella fase successiva alla risoluzione, giudiziale o stragiudiziale della lite. Occorre peraltro avere cura di rispettare, se si tratta di dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale, il principio del "pari rango", il quale giustifica il loro trattamento quando il diritto che si intende tutelare, anche derivante da atto o fatto illecito, è "di rango pari a quello dell'interessato, ovvero consistente in un diritto della personalità o in altro diritto o libertà fondamentale e inviolabile" (artt. 24, comma 1, lett. f) e 26, comma 4, lett. c) del Codice; aut. gen. nn. 2/2007, 4/2007 e 6/2007; Provv. del Garante del 9 luglio 2003);
c) l'accesso ai dati personali e l'esercizio degli altri diritti da parte dell'interessato rispetto al trattamento dei dati stessi; diritti per i quali è previsto, per legge, un possibile differimento nel periodo durante il quale, dal loro esercizio, può derivare un pregiudizio effettivo e concreto per lo svolgimento delle investigazioni difensive o per l'esercizio del diritto in sede giudiziaria (art. 8, comma 2, lett. e) del Codice);
d) il flusso verso l'estero dei dati trasferiti solo per finalità di svolgimento di investigazioni difensive o, comunque, per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria, per il tempo a ciò strettamente necessario, trasferimento che non è pregiudicato né verso Paesi dell'Unione europea, né verso Paesi terzi (artt. 42 e 43, comma 1, lett. e) del Codice);
e) la notificazione dei trattamenti, che non è richiesta per innumerevoli trattamenti di dati effettuati per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria, o per svolgere investigazioni difensive (art. 37, comma 1, del Codice; del. 31 marzo 2004, n. 1 e nota di chiarimenti n. 9654/33365 del 23 aprile 2004);
f) la designazione di incaricati e di eventuali responsabili del trattamento, considerata la facoltà di avvalersi di soggetti che possono utilizzare legittimamente i dati (colleghi, collaboratori, corrispondenti, domiciliatari, sostituti, periti, ausiliari e consulenti che non rivestano la qualità di autonomi titolari del trattamento: artt. 29 e 30 del Codice);
g) i dati particolari quali quelli genetici, per i quali sono previste già alcune cautele in particolare per ciò che riguarda il principio di proporzionalità, le misure di sicurezza, il contenuto dell'informativa agli interessati e la manifestazione del consenso (art. 90 del Codice; aut. gen. del Garante del 22 febbraio 2007);
h) l'informatica giuridica ai sensi degli artt. 51 e 52 del Codice, per la quale apposite disposizioni di legge hanno individuato opportune cautele per tutelare gli interessati senza pregiudicare l'informazione scientifico-giuridica;
i) l'utilizzazione di dati pubblici e di altri dati e documenti contenuti in pubblici registri, elenchi, albi, atti o documenti conoscibili da chiunque, nonché in banche di dati, archivi ed elenchi, ivi compresi gli atti dello stato civile, dai quali possono essere estratte lecitamente informazioni personali riportate in certificazioni e attestazioni utilizzabili a fini difensivi;
 

6. rispetto a questo quadro, il presente codice individua alcune regole complementari di comportamento le quali costituiscono una condizione essenziale per la liceità e la correttezza del trattamento dei dati, ma non hanno diretta rilevanza sul piano degli illeciti disciplinari; esse non pregiudicano, quindi, la distinta e autonoma valenza delle norme deontologiche professionali e le scelte adottate al riguardo dai competenti organismi di settore, in particolare rispetto al codice deontologico forense. Peraltro, l'inosservanza di quest'ultimo può assumere rilievo ai fini della valutazione della liceità e correttezza del trattamento dei dati personali;


7. utile supporto alla protezione dei dati proviene anche da ulteriori princìpi già riconosciuti, in materia, dal codice di procedura penale e dallo stesso codice deontologico forense (in particolare, per quanto riguarda il dovere di segretezza e riservatezza, anche nei confronti di ex clienti, la rivelazione di notizie riservate o coperte dal segreto professionale, la rivelazione al pubblico del nominativo di clienti, la registrazione di colloqui tra avvocati e la corrispondenza tra colleghi), nonché da altre regole di comportamento individuate dall'Unione delle camere penali italiane o da ulteriori organismi sottoscrittori del presente codice deontologico.