8.8 Trattamenti senza l’ausilio di strumenti elettronici

Il Responsabile di uno specifico trattamento di dati personali deve predisporre, per ogni archivio di cui è responsabile, un elenco degli Incaricati[1] del trattamento autorizzati ad accedervi e impartire istruzioni tese a garantire un controllo costante per l'accesso agli archivi.

Per i trattamenti di dati personali effettuati senza l'ausilio di strumenti elettronici, vengono stabilite le seguenti regole che tutti le persone che concorrono alla protezione debbono osservare:

I documenti contenenti dati personali non devono essere portati al di fuori dei locali individuati per la loro conservazione se non in casi del tutto eccezionali, e nel caso questo avvenga, l'asportazione deve essere ridotta al tempo minimo necessario per effettuare le operazioni di trattamento, e comunque previo accordo scritto con il titolare se questi non può essere presente.

·        Per tutto il periodo in cui i documenti contenenti dati personali sono al di fuori dei locali individuati per la loro conservazione, questi non dovranno essere mai lasciar incustoditi;

·        Occorrerà sempre controllare che i documenti contenenti dati personali, composti da numerose pagine o più raccoglitori, siano sempre completi e integri;

·        Al termine dell'orario di lavoro occorre riportare tutti i documenti contenenti dati personali nei locali individuati per la loro conservazione;

·        I documenti contenenti dati personali non devono essere mai lasciati incustoditi sul tavolo durante l'orario di lavoro;

·        Si deve adottare ogni cautela affinché ogni persona non autorizzata possa venire a conoscenza del contenuto di documenti contenenti dati personali;

·        Per evitare il rischio di diffusione dei dati personali si deve limitare l'utilizzo di copie fotostatiche. Particolare cautela deve essere adottata quando i documenti sono consegnati in originale a persone debitamente autorizzate;

·        Si deve evitare che un soggetto terzo non autorizzato al trattamento possa esaminare anche solo la copertina del documento in questione;

·         Si raccomanda di non parlare mai ad alta voce, trattando dati personali per telefono, soprattutto utilizzando apparati cellulari, in presenza di terzi non autorizzati. Queste precauzioni diventano particolarmente importanti, quando il telefono è utilizzato in luogo pubblico od aperto al pubblico.

·         Inoltre è fatto divieto a chiunque di:

o   Effettuare copie fotostatiche o di qualsiasi altra natura, non autorizzate dal dal Titolare e/o Responsabile della sicurezza dei dati personali, di stampe, tabulati, elenchi, rubriche e di ogni altro materiale riguardante i dati oggetto del trattamento;

o   Sottrarre, cancellare, distruggere senza l'autorizzazione del Responsabile della sicurezza dei dati personali, stampe, tabulati, elenchi, rubriche e ogni altro materiale riguardante i dati oggetto del trattamento;

·         Consegnare a persone non autorizzate dei dati personali, stampe, tabulati, elenchi, rubriche e di ogni altro materiale riguardante i dati oggetto del trattamento.