Il titolare o il responsabile devono designare per iscritto tutte le persone fisiche, incaricate del trattamento, autorizzate sia ad accedere ai locali dove sono situate le postazioni di controllo, sia ad utilizzare gli impianti e, nei casi in cui sia indispensabile per gli scopi perseguiti, a visionare le immagini (art. 30 del Codice).
Deve trattarsi di un numero delimitato di soggetti, specie quando il titolare si avvale di collaboratori esterni. Occorre altresì individuare diversi livelli di accesso in corrispondenza delle specifiche mansioni attribuite ad ogni singolo operatore, distinguendo coloro che sono unicamente abilitati a visionare le immagini dai soggetti che possono effettuare, a determinate condizioni, ulteriori operazioni (es. registrare, copiare, cancellare, spostare l’angolo visuale, modificare lo zoom, ecc.) (v. punto Misure di sicurezza). Vanno osservate le regole ordinarie anche per ciò che attiene all’eventuale designazione di responsabili del trattamento (art. 29 del Codice). Il mancato rispetto di quanto previsto nelle lettere da a) ad f) del punto Misure di sicurezza comporta l’applicazione della sanzione amministrativa stabilita dall’art. 162, comma 2-ter, del Codice. L’omessa adozione delle misure minime di sicurezza comporta l’applicazione della sanzione amministrativa stabilita dall’art. 162, comma 2-bis, ed integra la fattispecie di reato prevista dall’art. 169 del Codice.