1. Ogni responsabile del trattamento, incaricato del trattamento ed eventuale rappresentante del responsabile del trattamento conserva la documentazione di tutti i trattamenti effettuati sotto la propria responsabilità.
2. La documentazione contiene almeno le seguenti informazioni:
a) nome e coordinate di contatto del responsabile del trattamento, o di ogni corresponsabile del trattamento o incaricato del trattamento, e dell’eventuale rappresentante del responsabile del trattamento;
b) nome e coordinate di contatto dell’eventuale responsabile della protezione dei dati;
c) finalità del trattamento, compresi i legittimi interessi perseguiti dal responsabile del trattamento qualora il trattamento si basi sull’articolo 6, paragrafo 1, lettera f);
d) descrizione delle categorie di interessati e delle pertinenti categorie di dati personali;
e) indicazione dei destinatari o delle categorie di destinatari dei dati personali, compresi i responsabili del trattamento cui sono comunicati i dati personali ai fini del perseguimento dei loro legittimi interessi;
f) se del caso, indicazione dei trasferimenti di dati verso un paese terzo o un’organizzazione internazionale, compresa l’identificazione del paese terzo o dell’organizzazione internazionale e, per i trasferimenti di cui all’articolo 44, paragrafo 1, lettera h), la documentazione delle garanzie adeguate;
g) indicazione generale dei termini ultimi per cancellare le diverse categorie di dati;
h) descrizione dei meccanismi di cui all’articolo 22, paragrafo 3.
3. Il responsabile del trattamento, l’incaricato del trattamento e l’eventuale rappresentante del responsabile del trattamento mettono la documentazione a disposizione dell’autorità di controllo, su richiesta.
4. Gli obblighi di cui ai paragrafi 1 e 2 non si applicano ai seguenti responsabili del trattamento e incaricati del trattamento:
a) persone fisiche che trattano dati personali senza un interesse commerciale, oppure
b) imprese o organizzazioni con meno di 250 dipendenti che trattano dati personali solo accessoriamente rispetto alle attività principali.
5. Alla Commissione è conferito il potere di adottare atti delegati conformemente all’articolo 86 al fine di precisare i criteri e i requisiti concernenti la documentazione di cui al paragrafo 1, per tener conto in particolare delle responsabilità del responsabile del trattamento, dell’incaricato del trattamento e dell’eventuale rappresentante del responsabile del trattamento.
6. La Commissione può stabilire moduli standard per la documentazione di cui al paragrafo 1. Tali atti di esecuzione sono adottati secondo la procedura d’esame di cui all’articolo 87, paragrafo 2.
